チャットコミュニケーションは難しい？テキストでの依頼方法のコツや注意点を紹介

テレワークが普及し、それに合わせて利用するツールも変わってきています。

以前は電話やメールが主流でしたが、最近はチャットツールなどでコミュニケーションをとっている会社も多いのではないでしょうか。

本記事では、チャットでのコミュニケーション方法について説明します。チャットなどでのテキストコミュニケーションが難しく、苦手だと感じている方にも参考になるようなコツや注意点をまとめていきますので、ぜひご覧下さい。

チャットツールでのコミュニケーションのメリット

テレワークやリモートワークにもおすすめのビジネスチャットは、メールや電話といった従来のコミュニケーションと比較して、気軽に会話ができるメリットがあります。

社内コミュニケーションの円滑化や業務効率化の一助になるため、IT化の進む現代では多くの企業が導入しています。

コミュニケーションのスピードも速いため、意思決定までスムーズに進めることができるという点も特徴です。

ただ、メールや電話などと異なり、ビジネスではどのように使えばよいかと考えてしまう方も多いかもしれません。

ここでは、チャットコミュニケーションのコツをご紹介します。
コツを押さえて、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。

チャットコミュニケーションのコツは？気をつけたいポイントを4つ紹介

Point1. 文章は簡潔にまとめる

短い文でテンポよくやりとりできるチャットですが、いくら気軽に会話ができても、やりとりの回数が多いと業務に支障が出てしまいます。

文章は簡潔にまとめ、相手の手間を取らせないことも必要です。

まずは、チャット文が長すぎないかという点はチェックし、必要に応じて依頼の指示書や雛型といったテンプレートを使用して要件をわかりやすくまとめましょう。

Point2. 相談・依頼・連絡といった趣旨を明記する

文章を簡潔にまとめるという点にも共通しますが、相談・依頼・連絡といったチャットの目的を文頭に明記することも大切です。

スムーズなコミュニケーションが魅力のチャットですから、「レスが速い」というのも当然1つのメリットです。
そのため、まず最初に何が目的かという点を知らせます。

目的が文頭に書いてあれば、その時点で相手はどのような対応をしたら良いか想定することができ、チャット本来のレスの速さを活かすことが可能です。

Point3. いつまでに、どうしてほしいのか、明記する（追加・修正・削除など）

こちらもメールなどでのテキストコミュニケーションと同様ですが、期限と要望をしっかりと明記しましょう。

追加・修正・削除などの指示がないと、現場では混乱してしまうことが多いかもしれません。
特にクリエイティブの現場では、言った言わないなどのトラブルにもなりかねないため、要望を明記します。

締切日が設定されていない場合は確認することも大切です。

要望までに至った経緯や意図なども共有しておくと、コミュニケーションミスも減らすことができます。

また、チャットでは一連の履歴が残るため、確認時も見やすく、おすすめです。

Point4. 選択肢は、箇条書きにして番号を振る

テキストコミュニケーションでは、箇条書きなどで相手にわかりやすく説明することも重要です。

特にチャットツール内で複数のチャンネルを共有しているユーザーは、日々数多くのメッセージが届くため、テキストの見やすさも意識しましょう。

選択肢がいくつかある場合は箇条書きにしたり、わかりやすい装飾機能などがあれば利用したりと、見やすさを工夫します。

長文が書かれていると視覚的にも読みにくく感じてしまいますが、箇条書きなどの工夫のある文章は理解する時間も短くなるため、返信もしやすいといえます。

ビジネスチャットで導入実績が多いツール 4選

ここからは実際に現場でよく使われている、導入実績が多いビジネスチャットに適しているツールを見ていきましょう。

利用する人や環境によって最適なものを選択することが大切です。

Chatwork

導入企業は 43万社以上と、圧倒的な利用者数を誇るチャットツール。
純国産の業務用チャットツールであるため、UIやサポートなどの環境も安心で国内では多くの企業に利用されています。
1対1でのチャットルーム作成はもちろん、グループチャット機能、タスク管理機能、ファイル共有機能、通話機能、など便利な機能が一通り揃っています。

シンプルでわかりやすい設計になっているため、ツールに慣れていない社員でも簡単に操作することが可能です。

Chatwork：https://go.chatwork.com/ja/

Slack

導入実績は世界150カ国以上、アクティブユーザー数は1,000万人以上、と全世界で利用率の高いSlack。
途中から参加しても過去のやりとりが閲覧できるため、情報共有も効率化が可能。

さまざまなアプリとAPI連携できるので、機能拡張など、自社に必要なカスタマイズを行うこともできます。
海外とのコニュニケーションが多い企業やエンジニアが多い企業などにも適しているといえます。

Slack：https://slack.com/intl/ja-jp/

Microsoft Teams

Microsoftが提供しており、Office365を利用しているユーザーなら無料で使うことができます。

機能はチャット、通話、ファイルの共有の他にも、Microsoft 365アプリとの連携がスムーズな点が特徴。
そのため、社内環境がMicrosoftで整っているのであれば、導入は比較的簡単でコストも抑えることができます。

ビデオ通話機能もあり、Web会議などでは外部ツールを使わなくてもTeamsで完結することが可能です。

Microsoft Teams:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

LINEWORKS

LINEのビジネス版で、導入実績も豊富なLINEWORKS。

使い慣れたLINEのインターフェースで利用できるため、メッセージを送る側も受ける側も使いやすい点が大きなメリットです。
PCでの利用も可能ですが、LINEのようにスマホで利用することが多い小売業や建設、物流業などにも適しています。

1対1のチャットをはじめグループチャット、カレンダーや掲示板、ファイル共有など、機能も豊富です。

LINEWORKS：https://line-works.com/

まとめ

社内・社外のコミュニケーションツールとして便利なチャットツール。

現在では多くの企業が導入しており、コミュニケーションの円滑化が図られています。

しかし素早く手軽にコミュニケーションが可能になった反面、コミュニケーション数が必要以上に多くなったり意図が伝わらなかったりという場面も散見されます。

そのようなことが起こらないよう、チャットコミュニケーションのコツを確認し、よりスムーズなコミュニケーションをとっていきましょう。

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