近年「仕事の見える化」の必要性が高まっています。

その背景には、テレワークや業務の外注などが徐々に浸透していることが挙げられるでしょう。

今までは、誰がどのような業務をしているかわからない、といった「見えない業務」が数多くあることで、担当者に依存してしまう業務の属人化が起こっていました。

そのような業務の属人化を減らし、効率的に業務を進めていく上で「仕事の見える化」は重要といえます。

 

本記事では、「仕事の見える化」を実現するための進め方を、具体的な方法も交えて紹介していきますので、ぜひ参考にして下さい。

「仕事の見える化」とは？明瞭化することで働きやすい状態へ

 

「仕事の見える化」とは、それぞれの業務を「いつ」「誰が」「どのような方法で」行っているかを見えるようにすることです。

今まで見えなていなかった仕事を見える化することで、業務全体が把握でき、目的に応じて適切な対応がとれるようになります。

見える化を実現する目的・メリットとしては、以下の点が挙げられます。

「仕事の見える化」を実現！目的・メリットとは？

1. 業務全体を把握することができる

自分の担当外の仕事や、部署やチームの現状について、正確に把握している人は少ないでしょう。

「業務全体を把握する（現状を把握する）」ということは、簡単なようですが意外と出来ていないことの1つです。

業務を明確化し、チームや部署で共有することは、仕事が属人的になることを防ぐ役割も果たします。

特に、リーダーやマネージャーといった責任者は、チーム全体の業務を把握することが大切です。

2. 無駄や改善点を浮き彫りにし、業務効率化を図ることができる

業務の全体量や作業時間を把握し、業務プロセスを把握できれば、業務効率化を図ることが可能です。

業務効率化のためには、まずはその業務を「いつ」「誰が」「どんな方法で」行っているかの現状把握から始まります。

そして、問題点を見つけ、効率的な改善方法を検討します。

 

また、トラブル時の対処も早くなるでしょう。

仕事の見える化を行っていれば、トラブルが起きても「担当者しかわからない」という問題が起こりにくく、迅速な対応が可能となるためです。

3. 業務の質・作業スピードを担保できる

「仕事の見える化」を行うことで、業務の質や作業スピードも担保することができます。

例えば、作業ボリュームが多くなったり、新規の仕事が増えた際には、チームに均等に振り分けることが容易になるため、通常時と変わらないクオリティを維持することができるでしょう。

 

また、属人的だった資料のフォーマット化やマニュアル化などを行えば、資料の質も圴一になります。

「仕事の見える化」は、業務の質を保つことはもちろん、見える化することで様々な人の意見を取り入れることができるため、質の向上も繋がります。

4. 結果的にコストカットが実現し、売上向上につながる

業務の質・作業スピードも担保でき、無駄な業務がなくなることで、結果的にコストカットが実現し、売上の向上が期待できます。

業務時間内で高いパフォーマンスを発揮するためには、「仕事の見える化」はとても重要です。

段取りの悪い業務を改善し仕事の整理をすることで、売り上げ向上を目指しましょう。

 

「仕事の見える化」を進めるための３ステップ

先述したように仕事の見える化によって、多くのメリットが生まれます。

では、実際にどのように仕事の見える化を進めていけば良いのでしょうか。

様々な方法がありますが、ここでは具体的に３ステップで進める方法を確認していきます。

1. 現在の業務内容を洗い出し、業務フローを明らかにする

まずは現在の業務内容を洗い出し、業務フローを明らかにします。

「いつ」「誰が」「どのような方法で」行っているかを把握するために、従業員へのヒアリングを実施し、数ヶ月に一度しかない業務なども書き出しましょう。

 

また、現場が考える問題点や改善点を聞き出すことも大切です。

業務内容を洗い出し、問題が明確化されると、従業員同士も業務内容や問題点を共有することができます。

2. 業務を細分化し、定型業務・非定形業務に分ける

業務内容をさらに細分化できる場合は、業務を細かく分けてみるのもオススメです。

例えば、ECサイトの商品登録業務であれば、「画像加工」「商品説明作成」「データのアップロード」というように細分化できます。

細分化することで、どの工程に時間がかかっているのか、作業方法は適切か、という見直しも出来るでしょう。

 

また、定型業務・非定型業務に分けることで、問題や改善点がが見つけやすくなります。

3. 定型業務はマニュアル化、ツールの導入、外注依頼などを行う

定型業務は、流れや作業手順が決まっているため、マニュアル化することが可能です。

マニュアル化することで、その業務に最適な方法を検討することができ、品質や作業スピードの向上にも繋がります。

 

または、ツールの導入を検討しても良いでしょう。

現在は様々な業務効率化ツールが存在するため、目的に合ったツールを導入することで問題の解決、改善を図ることができます。

 

定型業務をはじめ、WEB関連で困ったことがあれば外注を活用

「仕事の見える化」を行うことで、無駄や問題点を浮き彫りにし、改善することができます。

また、定型業務を切り出すことが可能になるため、外注へ依頼する際にも役立ちます。

 

定型業務は、外注に依頼するのに適した業務といえます。

指示書などの定型フォーマットを作成し、記入して依頼するだけなので、スムーズに発注することが可能です。

最近はWEB関連の制作業務以外にも、事務作業やコールセンターなども外注することができます。

 

レリゴでは、定型業務はもちろん、ディレクション業務などWEB関連で幅広い業務に対応することが可能です。

 

・とにかく仕事が多くてリソースが足りない

・どの業務が外注できるかわからない

・雑務や単純作業に時間が取られていてしまっている

 

という企業様も、「仕事の見える化」からお手伝いします。

 

WEBのことで少しでも困ったことがあれば、お気軽にお問い合わせ下さい。 

経験豊富なレリゴスタッフが、お客様に最適な解決策をご提案させていただきます。 

 

レリゴでの事例