ビジネスチャットで使える例文を紹介｜依頼・確認・相談・急ぎの場合などシーン別に

近年、社内外のコミュニケーションにおいて、チャットでのやりとりが多くなっているのではないでしょうか。

以前は電話やメールが主流でしたが、今ではより気軽にコミュニケーションができ、スピード感のあるチャットツールが普及しています。

本記事では、ビジネスチャットで使える例文をシーン別に紹介していきます。チャットでのコミュニケーションを苦手だと感じている方に参考になるようなコツもまとめていますので、ぜひご覧下さい。

チャットコミュニケーションのコツを紹介。気をつけたいポイントは？

まず最初に、簡潔にチャットコミュニケーションのポイントをご紹介します。

ここでは簡単に紹介していますので、詳細については以下の記事でぜひ確認してみて下さい。

 

チャットコミュニケーションは難しい？テキストでの依頼方法のコツや注意点を紹介

 

・文章は簡潔にまとめる

チャット文が長すぎないかという点はチェックし、必要に応じて依頼の指示書や雛型といったテンプレートを使用して要件をわかりやすくまとめましょう。

 

・相談・依頼・連絡といった趣旨を明記する

目的が文頭に書いてあれば、その時点で相手はどのような対応をしたら良いか想定することができ、チャット本来のレスの速さを活かすことが可能です。

 

・いつまでに、どうしてほしいのか、明記する（追加・修正・削除など）

メールなどでのテキストコミュニケーションと同様ですが、期限と要望をしっかりと明記しましょう。

要望までに至った経緯や意図なども共有しておくと、コミュニケーションミスも減らすことができます。

 

・選択肢は、箇条書きにして番号を振る

箇条書きなどで相手にわかりやすく説明することも重要です。

選択肢がいくつかある場合は箇条書きにしたり、わかりやすい装飾機能などがあれば利用したりと、見やすさを工夫しましょう。

 

他にも、チャットではメールと違って毎回の挨拶が不要など、チャットの特性を活かしたコミュニケーションが適しています。

「お世話になっております」「お疲れ様です」といった挨拶は、やりとりの最初こそ入れることもありますが、メールのように毎回入れることはありません。

また、メッセージに対してスタンプや絵文字などで返信が可能なため、とても簡潔なやりとりを行うことができます。

ビジネスチャットのシーン別例文・テンプレート集

ここからは、実際にビジネスチャットで使うことができるシーン別の例文を紹介します。

依頼・確認・相談・急ぎの場合など、よく使うシーンをまとめましたのでぜひ参考にして利用してみて下さい。

依頼をするときの例文

まず、依頼の際に使える例文を見ていきましょう。

依頼の具体的な内容をまず冒頭に書き、「以下詳細となります」のように続いて依頼の詳細を記します。

そして、依頼内容をすべて記載し終わったに、下記のようなフレーズで文章を締めると良いでしょう。

チャットでの依頼は、簡潔にまとめることが大切です。

「いつまでに・何を・どうしたいのか」という、期日・要件を具体的に示してあるか、確認しましょう。

確認をお願いしたいときの例文

確認したいときは、具体的に「何を」確認してほしいのか伝わるように心がけましょう。

具体的な期日があれば、もちろん記載することが大切です。

また、理由を記載すると要件の重要度が伝わるため、相手側も日程調整などがしやすくなります。

急ぎの場合ほど、「××の都合で○日までに確認が必要なため」といった理由を記載すると、伝わりやすくなるでしょう。

確認したことを伝えるときの例文

確認したことを伝えることも重要です。

「○日までに××いたします。」のように依頼内容を具体的に繰り返し書くことで、確認事項を再確認することができます。そのため、重要な事ほど反復することもおすすめです。

また文末に「！」を付けることで、親しみやすさを表現することができるので、多用しない程度に使用しても良いでしょう。

相談したいときの例文

相談したい場合は、まずどの案件の相談か明記します。

また、具体的にスケジュール・費用・資料の件といった、相談内容も先に明記すると、伝わりやすいメッセージになります。

相談というのは、自分の意見や考えなどに対して、相手の意見やアドバイスを聞きたい時に使われます。

「相談」という形でなくても、以下のような言い換えが出来るでしょう。

急ぎのときの例文

すぐにでも返信が欲しい場合などは、【】を使用し、文字が目立つように工夫しましょう。

文頭に【】や至急といったワードを入れ、その後に依頼文を入れます。

ただし、【】は使いすぎると強調の意味が薄れてしまうため、本当に必要な時のみ使用することが重要です。

報告・共有するときの例文

報告、共有などはシンプルに文頭に要件を記載しましょう。

まずは、文頭で報告・共有・相談など一言明記することで、メッセージを受け取った際に要件がすぐにわかるため親切です。

まとめ

チャットは、メールと少し性質が異なるため、チャット文で悩む方も多いかもしれません。

しかし、基本的には”自分がそのテキストをもらって、返信しやすいかどうか”を考えてチャット文を作ることで、コミュニケーションもスムーズになるでしょう。

メールでのやりとりを少し簡素化するイメージで、敬語などは同じように使用すれば問題ありません。

チャットの良い点を活かし、円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。

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